Enterprise Resource Planning
اى 'تخطيط مصادر المؤسسة' وتختصر بالرمز التالى: ERP
وتمتاز برامجERP بأنها عبارة عن نظام ضخم ومركزى يحتوي على برمجيات عديدة اصغر منه وتسمى Modules تشمل مختلف انواع البرامج التي قد تحتاج لها اى مؤسسة ايا كان نشاطها سواء استثمارية، مالية، تجارية، صناعية، او عقارية وما الى ذلك. ولكنها تعتمد بالشكل الاساس على الجزء المالى او المحاسبى لاى مؤسسة.
أهم البرامج التي يحتويها ERP
-1 البرامج المحاسبية: كالاستاذ العام، الايرادات، المصروفات، ادارة النقد، الاصول الثابتة، مراكز التكلفة.علما بأن البرامج المحاسبية تعتبر حجر الزاوية لنظامERP ويجب تطبيقها قبل الاجزاء الاخرى.
2- برامج الموارد البشرية: مثل الرواتب، الاجازات ونهاية الخدمة وغيرها.
3- المشتريات وادارة المخزون.
4- المبيعات.
وغيرها كثير تختلف باختلاف الشركة المصنعة للبرنامج الاصلى. ففي العالم شركتان تهىمنان على هذه النوعية من البرامج هما:
1- شركة ساب الالمانية SAP
-2 شركة اوراكل الأميركية ORACLE.
لذلك تسعى كل شركة لاضافة اكبر عدد من البرمجيات Modules لتناسب متطلبات اكبر شريحة ممكنة من العملاء لانه ببساطة على كل شركة شراء ما تحتاجة من اجزاء مناسبة من هذا النظام كالجزء المالى فقط. وهناك منافسة حادة من شركات البرمجيات العالمية الاخرى التي تتوق لاخذ حصتها من سوق الERP الضخمة.
مصاعب هذه الانظمة
1- كل الموظفين المشاركين بالمشروع يجب ان يكونوا ملمين بمبادىء هذا النظام بدءا من الرئيس التنفيذى الى موظفي ادارة تقنية المعلومات وحتى مدخلى البيانات.
2- قد يتحتم على الشركات الصغيرة نسبيا الاستعانة بمستشارين والانفاق على تدريب الموظفين.
3- ارتفاع التكاليف وضعف العائد المادى نتيجة سوء التخطيط او فشل التطبيق.
4- استحداث وظائف جديدة والغاء وظائف اخرى هامشية.
5- تكتشف بعض الشركات أن المشروع عبارة عن تغيير وتطوير مستمر في بيئة العمل مع كل مرحلة من مراحل التطبيق وعليها مواكبة التغييرات والتكيف معها.
ولاجل تنفيذ مشروع ERP يجب ان يراعى القيام بدراسة مستفيضة للشركات التي تقدم خدمة انجازه في السوق المحلي وحتى الاقليمي والتأكد من وجود الخبرة السابقة كتطبيق النظام لدى مؤسسة اخرى ذات النشاط التجارى نفسة مع وجود الخبرات الكافية من موارد بشرية مدربة مؤهلة للقيام بتلك المشروعات فمن عيوب شركات الحاسب الآلي عموما انتقال كوادرها المتميزة باستمرار الى شركات منافسة او الى دول اخرى بدافع المغريات المادية المجزية. فمن اساسيات الاختيار قراءة بيانات السيرة الذاتية للكوادر التي سوف تقوم بانجاز المشروع ومراجعة العملاء السابقين الذين قد يشيرون في اقل تقدير الى الجوانب المشرقة والجوانب السلبية للشركات التي تعاملوا معها سابقا.
مشاكل تواجه انتشارها
هناك مشاكل تسبب بطء انتشار برامجERP منها على سبيل المثال لا الحصر:
1- ارتفاع تكاليف تراخيص برامجERP وتكلفة الصيانة السنوية لها.
2- ارتفاع كلفة تطبيقها حيث الاجور المرتفعة نسبيا.
3- عدم وجود كفاءات مدربة بدرجة كافية لتطبيق البرامج بنجاح، لاسيما في الدول غير المتقدمة.
ورغم ذلك فإن الاهمية الكبيرة لتلك البرامج تفرض وجودها في اى سوق عمل واعدة ونشطة فمن اهم مميزات برامجERP ما يلى:
1- انها تنجز بأوقات قياسية مقارنة مع ما تقدمة من مميزات وبرامج متعددة. (فترة انجازها تكون عادة بين 9 اشهر الى 18 شهر بالنسبة للشركات المتوسطة).
2- انها تغطى جميع مجالات الاعمال لاى مؤسسة في القطاع الخاص او الحكومى ببرمجيات مناسبة يمكن اختيار ما يناسب كل مؤسسة دون الحاجة الى شراء كل البرمجيات وتراخيصها.
3- انها تعطى المديرين التنفيذيين والمسئولين تقارير دقيقة وعديدة كلا حسب صلاحياته، وصورا واضحة عن سير العمل وبالتالى تسهل اتخاذ القرارات وتدعمها بحقائق واقعية ودقيقة.
4- تقدم تقارير مالية دقيقة وسريعة مناسبة للشركات التي تعلن النتائج المالية لها باستمرار كالمؤسسات المدرجة في بورصات المال.
5- انها مناسبة جدا في حالة المؤسسات الاقليمية والعالمية او حتى لدى الشركات الاستثمارية التي تدير عدة شركات تابعة لها او المؤسسات التي لديها فروع ومخازن عديدة.
6- انها نظام متكامل مما يجعل ادخال بيانات جديدة مؤثرة في باقى اجزاء النظام وبالتالى تعمل البرامج كاجزاء متناسقة Modules بعضها مع بعض رغم برمجة كل منها بشكل منفصل.
7- يمكن تطبيقها على مراحل بعد التأكد من نجاح كل مرحلة قبل الانتقال للمرحلة التي تليها.
8- انها بالمحصلة تقلل التكاليف وتزيد الارباح نتيجة اعتماد رؤية واضحة في اتخاذ القرارات والبعد عن القرارات العشوائية والخاطئة وغير المدروسة.
خطوات لتطبيق برامج النظام بنجاح
1- وجود رؤية واستراتيجية واضحة بالنسبة لنشاطها التجارى ولمسيرة تقنيات المعلومات لديها.
2- المحافظة على كادر الموظفين وتدريب اعداد كافية منهم بشكل مسبق.
3- اختيار شركة منفذة بعناية بعد الدراسة والتأكد من قدرتها على النجاح في التنفيذ طبقا لخطة مسبقة وجدول زمنى ثابت ووصف دقيق لمتطلبات كل مراحله واحتياجاتها.
4- تخصيص عدد كاف من الموظفين في كل ادارة لمتابعة التطبيق وللتأكد من نجاحه.
5- قدرة المؤسسة على التكيف بالنظام الجديد وبالاخص بالنسبة للمؤسسات التي لا يوجد لديها برامج سابقة حيث سيكون التغيير نوعيا وكبيرا من نظام العمل اليدوى والمعتمد على الدفاتر الى نظام آلي يعتمد على الحاسب الآلي بنسبة عالية جدا.
6- قد تستعين المؤسسات الكبرى بشركة استشارية لمتابعة تنفيذ المشروع للتأكد من سلامة سير مراحل التنفيذ.
واخيرا يبقى برنامج ERP نظاما راقيا يمنح المؤسسات الكبرى شفافية ومرونة بشرط الاهتمام بتنفيذه بمهنية عالية بعد رصد ميزانية مناسبة له.
مشكلات تعترض تطبيق نظامERP
1- عدم استيعاب الشركات الصغيرة والمتوسطة لاهمية هذه البرامج وبالتالى عدم توفير موظفين بدرجة كافية لمتابعة تطبيق البرنامج والتأكد من نجاح تطبيقه.
2- الخطأ الشخصى: كعدم نقل صورة واضحة لطبيعة العمل للمبرمجين المنفذين للمشروع خلال مرحلة دراسة وتحليل اعمال المؤسسات قبل التنفيذ.
3- عدم وجود استراتيجية متبعة او رؤية واضحة للاهداف وبالاخص لتقنية المعلومات.
4- عدم تحديد وتخطيط احتياجات العملاء بصورة دقيقة.
5- عدم وجود كفاءات قادرة على تطبيق النظام.
6- عدم الانفاق بشكل كاف على المشروع لضمان نجاحة مثل عدم وجود بنية اساسية قوية لشبكات الحاسب الآلي.
وعليه نستطيع الجزم بأن العنصر البشرى لاسيما المدرب والمؤهل اهم اسباب نجاح او فشل تنفيذ مشاريع مهمة مثل ERP وقد يكون عملة نادرة في المؤسسات التي لا تبالي كثيرا بتدريب موظفيها ولاتحافظ على بقائهم وبالتالي تتعثر مسيرة النجاح.
